Формирование заказа

Заказ товаров осуществляется в форме формирования заказа, которая открыта для грузополучателя, заданного по умолчанию на УС. Наименование грузополучателя отображается на названии закладки в форме формирования заказа:

На снимке экрана выше использован способ поиска по МНН по товару Кетотифен. МНН выбрано на панели фильтра "МНН", оно отобразилось в строке поиска, и была осуществлена подборка по колонкам "Товар", "Производитель", "МНН" и "Код".

В отобранном списке выбираем нужный товар и в колонке "Заказ" набираем на клавиатуре нужное количество. Учитываем значения в колонках "Доступно", "Кратность", "Минимальное кол-во".

После нажатия на клавиатуре Enter или перехода на другое поле, товар отображается в корзине заказа, как показано на снимке выше. В разделе Грузополучатель заказы разным поставщикам выводятся в отдельных подразделах.

Если необходимо удалить из корзины заказа одну/несколько позиций товара, следует выделить левой кнопкой мыши товар и нажать на клавиатуре кнопку Del, в колонке «Заказано» количество товара будет заменено на «0», далее на клавиатуре нажать Enter. Товар будет удален из корзины. Также можно в колонке «Заказано» вручную проставить количество «0» и нажать Enter. Товар будет удален из корзины.

Замена товара на товар СТМ Протек

Во процессе выбора товара для заказа система может предложить заменить выбранный товар на аналогичный товар СТМ Протек. Предлагаемые для замены товары СТМ Протек загружаются автоматически с сервера ФармаДАТА и доступны для просмотра в справочнике Категории товаров.

На форме формирования заказа в сводном прайс-листе товары СТМ Протек выделены зеленым шрифтом.

Итак, при выборе какого-либо товара, имеющего замену, после заполнения количества в колонке "Заказ" будет выведено сообщение:

“Уважаемый партнер! Предлагаем Вам заменить позицию [название товара] на [название аналога], т.к. закупка данного товара(позиции) входит в категорию ассортимента, по которому начисляется бонус при выполнении квартального/ежемесячного плана. Подробную информацию Вы можете получить у Вашего менеджера“

В сообщении возможны два варианта ответа:

- при нажатии "Да" выбранный товар заменяется на аналогичный товар СТМ Протек в указанном количестве.

- при нажатии "Нет" сообщение закрывается, замена не производится.

Контроль количества товара в заказе

При формировании заказа программа осуществляет контроль количества заказываемого товара по следующим параметрам:

• Кратность (контроль выполняется автоматически) - если к заказу набрали количество товара, не кратное значению колонки "Кратность", будет выведено предложение увеличить количество заказа до ближайшего кратного:

•Минимальное количество (контроль выполняется автоматически) - если набрали к заказу количество меньше указанного в колонке "Минимальное кол-во", также будет выведено сообщение с предложением увеличить заказ до минимально допустимого.

•Контроль наличия количества товара при заказе (контроль включается/выключается вручную в форме редактирования поставщика) - если при формировании заказа будет введено количество, которое превышает значение в колонке Дост. (Доступно) в прайс-листе, то будет выведено предупреждение:

При срабатывании перечисленных контролей: нажатие кнопки "Да" - товар добавится в корзину в том количестве, которое доступно у поставщика (значение колонки Дост.); нажатие "Нет" - товар добавится в корзину в количестве, которое указали в колонке Заказ.

При установке намеренно некорректного значения (по кратности или по количеству), товар в корзине заказа будет подсвечен желтым цветом и в колонке «Примечание» появится соответствующий комментарий:

•Заказ слишком большого количества товара. Данный контроль включается в меню Сервис/Информирование галкой в чек-боксе "Предупреждать, если заказанное количество больше ...":

Указываем здесь количество - при подборе товара в корзину в количестве, больше указанного, будет выведено сообщение:

При нажатии "Да" товар не будет добавлен в корзину заказа. "Нет" - товар добавится в корзину в указанном количестве.

Импорт заказа

Кроме выше описанного способа формирования заказа также доступна возможность импорта заказов из папки, указанной на компьютере пользователя.

Для этого необходимо предварительно настроить путь для импорта заказов (рассмотрено в разделе Справочник поставщиков). После выполения настроек нажимаем на главной панели программы кнопку (импорт заказов с диска). Программой будет выполнен процесс импорта заказов и открыто окно:

После завершения импорта нажимаем кнопку "Закрыть".

Импортированный заказ отобразится в корзине заказа. Если в корзине были набраны заказы вручную по тем же товарам, что и в файле импортируемого заказа, то количество к заказу будет заменено на значение из файла.

Выгрузка набранных заказов

Выгрузка набранных заказов выполняется кнопкой "Выгрузка" на панели управления программой, кнопкой "Отправить заказы" в окне корзины или из главного меню программы "Обмен/Выгрузка".

Будет открыто окно "Отправка заказа":

В нем можно снять галочки с тех заказов, которые отправлять не нужно, и указать комментарий к заказу в нижней части окна.

Позиции, не найденные в прайс-листе, удалятся, если поставить галочку в чек-бокс "Очистить позиции, ненайденные в прайс-листе".

По умолчанию для всех заказов проставлены галочки для отправки. После выбора заказов, нажимаем "Отправить".

Открывается окно с ходом выгрузки "Обмен данными". После завершения выгрузки, закрываем окно обмена. Корзина окажется пуста, так как заказы отправлены. Далее за статусом заказа можно следить из журнала История заказов (см. соответствующий раздел).

Если во время формирования заказа производилась загрузка прайс-листов, и изменились цены по каким-либо товарам из корзины заказа, то товар в корзине заказа будет подсвечен желтым цветом и в колонке "Примечание" будет указана причина. Если поставщик удалил из прайс-листа товар, помещенный в корзину заказа, позиция будет подсвечена красным цветом:

Информирование о минимальной сумме заказа поставщику

Для любого поставщика можно задать минимальную сумму заказа - тогда будет включено информирование о сумме заказа у этого поставщика при формировании и отправке заказа, а также при просмотре информации о его товарах.

Минимальную сумму заказа указываем в форме редактирования поставщика, на вкладке Заказы (меню Справочники/Поставщики, открыть на редактирование поставщика).

После этого информирование будет осуществляться в следующих формах программы:

1. Корзина заказа - рядом с наименованием поставщика выводится информация о сумме, на которую у него нужно заказать товар до достижения минимальной суммы заказа;

2. Панель Информация, вкладка Информация - отображаются поля: Минимальная сумма заказа, Заказано на (текущая сумма заказа), Осталось заказать на;

3. Форма Отправка заказа - рядом с наименованием поставщика выводится информация о сумме, на которую у него нужно заказать товар до достижения минимальной суммы заказа:

Формирование заказов по нескольким грузополучателям

Если требуется сформировать заказы по нескольким грузополучателям, нажимаем кнопку на панели управления программой. Открывается окно "Выбор грузополучателя". Для поиска по наименованию и адресу доступна поисковая строка сверху окна. В списке выделяем левой кнопкой мыши необходимого грузополучателя, нажимаем кнопку "Выбрать" (или двойным щелчком левой кнопкой мыши). Для каждого грузополучателя форма формирования заказа будет открыта на отдельной закладке окна программы.

"Корзина заказа" для грузополучателей общая. В окне корзины заказа наименование каждого грузополучателя отображается отдельным разделом.

Более подробно содержание корзины заказов описано в разделе Корзина заказа.

Распределение товарного наименования на несколько грузополучателей.

В программе доступен заказ одного и того же товара сразу для нескольких грузополучателей (ГП). Например, необходимо заказать товар "Аспирин экспресс таб. шип. 500 мг №12" для нескольких ГП. Чтобы при формировании заказа не приходилось подбирать этот товар для каждого ГП отдельно, выполняем следующие действия:

Шаг 1. Открываем форму формирования заказа для одного грузополучателя. Выделяем товар, указываем количество для заказа в колонке  "Заказ".

Шаг 2. Далее распределим количество заказа для других ГП. На панели инструментов нажимаем кнопку , открывается окно "Распределение товарного наименования". Здесь представлен список всех ГП (кроме того, для которого мы уже указали количество в форме формирования заказа). Распределить количество заказываемого товара на остальных ГП можно двумя способами:

Вариант 1 - заполнить колонку "Количество" для части/всех ГП:

Вариант 2 - указать количество в поле "Заказать", тогда оно автоматически установится для всех ГП в колонке "Количество":

Шаг 3. После распределения количества товара нажимаем кнопку "Создать заказы" внизу окна - в корзине заказа отобразятся созданные заказы:

Шаг 4. Выгружаем набранный заказ стандартным образом (см. выше в данном разделе).

Замена грузополучателя

Замена грузополучателя после того, как заказ был набран в корзину.

В окне формы формирования заказа нажимаем правой кнопкой мыши на наименовании грузополучателя, которого следует заменить, и в контекстном меню выбираем команду «Изменить грузополучателя»:

В открывшемся окне выбираем нужного грузополучателя. Для поиска по наименованию и адресу доступна поисковая строка сверху окна. В списке выделяем левой кнопкой мыши необходимого грузополучателя, нажимаем кнопку "Выбрать" (или двойным щелчком левой кнопкой мыши):

После выполнения этих действий в форме формирования заказа и в окне корзины заказа наименование грузополучателя будет заменено на вновь выбранное:

Блокирование отправки заказа, если имеются не подписанные накладные Протека

Если у Протека есть не подписанные накладные, то после формирования и отправки заказа выводится окно с предупреждением:

При нажатии на кнопку «Да» открывается окно "Журнал накладных". В нем находим неподписанную накладную и отмечаем галочкой в колонке «Выбрать» (процесс поиска накладной описан в разделе Накладные поставщиков). Далее нажимаем «Подписать» (значокна панели управления журналом накладных). Документ подписан, заказ отправляется.

При нажатии на клавишу «Нет» отправятся все заказы, кроме заказа Протек.